Memproses perjalanan bisnis
Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat
kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis
dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu
tertentu.
a.
Ada tiga cara yang dapat
dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan
melakukan perjalanan bisnis, yaitu:
1)
In house travelling
department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yang
khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab
mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel di mana pimpinan akan
menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.
2)
Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan
untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak
merepotkan perusahaan.
3)
Administrasi Kantor/Sekretaris,
yaitu administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan
bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan
segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti
mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel
yang disukai pimpinan.
b.
Persiapan perjalanan bisnis
meliputi:
1)
Persiapan rencana perjalanan
bisnis.
2)
Persiapan dokumen perjalanan
bisnis.
3)
Persiapan tranportasi dan
akomodasi.
4)
Persiapan daftar perjalanan
bisnis (itinerary).
5)
Persiapan pembiayaan perjalanan
bisnis.
c.
Persiapan yang perlu dilakukan
sebelum melakukan perjalanan bisnis, yaitu mengumpulkan informasi tentang:
a.
Siapa yang bertanggung jawab
dalam perjalanan bisnis.
b.
Menentukan tujuan utama
perjalanan bisnis pimpinan.
c.
Mencari tahu waktu atau jadwal
yang pastientang cara perjalana bisnis mengenai keberangkatan, kedatangan, dan
persinggahan.
d.
Prosedur tentang
transportasi dan hotel yang biasa dipakai oleh pimpinan.
e.
Jumlah uang perjalanan yang
akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
f.
Cara pemesanan tiket pesawat
dan hotel.
g.
Customs regulations (peraturankepabeanan.
h.
Baggage (bagasi).
i.
Cara memperoleh pengantian
ongkos perjalanan.
j.
Dokumen/materi apa saja yang
perlu dipersiapkan.
2.
Tujuan-tujuan perjalanan
bisnis:
a.
Perjalanan bisnis untuk
mengikuti tender proyek.
b.
Perjalanan bisnis untuk
mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama
peluang bisnis dengan perusahaan lain.
c.
Perjalanan bisnis untuk
mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.
d.
Perjalanan bisnis untuk
mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
e.
Perjalanan bisnis untuk
melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.
f.
Perjalanan bisnis untuk
mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).
g.
Perjalanan bisnis untuk
mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.
3.
Informasi yang harus diketahui
oleh administrasi kantor/sekretaris:
a.
Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi
ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan
maskapai penerbangan) tersebut.
b.
Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan
biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan).
Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai
atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta–Surabaya
atau Jakarta–Batam.
c.
Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum
diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan
tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan
konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat
diurus di bandara pada waktu keberangkatan.
d.
Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan
kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
4.
Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang boleh dibawa ke
kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah
ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.
5.
Dokumen internal: surat
tugas dan surat peintah perjalanan dinas (SPPD).
Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan
fiskal, exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health
certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket),
voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi,
dan tiket akomodasi hotel.
- Dokumen yang diperlukan untuk membuat
paspor:
- kartu tanda penduduk (KTP),
- kartu keluarga (KK),
- ijazah pendidikan terakhir,
- surat keterangan (SK)
pengangkatan pegawai,
- surat keterangan catatan
kepolisian (SKCK),
- akta kelahiran,
- surat tugas dari instansi
terkait.
- Macam-macam paspor:
1.
Paspor biasa (normal
passport) adalah paspor bersampul warna hijau, biasa disebut paspor hijau,
yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di
kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya
adalah lima tahun.
2.
Paspor dinas adalah paspor yang
bersampul warna biru, biasa disebut paspor biru, yaitu paspor untuk
pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/perjalanan dinas
ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Departemen Luar Negeri dan
hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari
keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dalam Bahasa
Indonesia dan Bahasa Inggris.
3.
Paspor diplomatik adalah paspor
bersampul warna hitam, sering disebut paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan
oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu
kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis
dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
4.
Paspor haji adalah paspor
bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan
menunaikan ibadah haji. Paspor ini dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa
berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji.
5.
Paspor khusus adalah paspor
khusus untuk pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan
perlakuan diplomatik. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah
untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.
- Macam-macam visa:
1.
Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah
(transit) di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1–3
hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.
2.
Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan
pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua bulan dan tidak
dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak memperpanjang, para turis
harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi dari Kedutaan Besar
RI di luar negeri.
3.
Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan
bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
4.
Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau
perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan
pergaulan diplomatik internasional.
5.
Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam
hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua negara.
6.
Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang
yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap di negara
tersebut.
- Syarat-syarat mendapatkan visa:
1.
Menunjukkan paspor yang masih
berlaku.
2.
Mempunyai tanda bukti perizinan
memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor (exit
permit).
3.
Sudah mempunyai tiket pulang
pergi (round trip tickets) ke negara yang akan dikunjungi.
4.
Membawa persiapan uang (travelers
funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri. Pimpinan dapat
menggunakan travelers funds. Travelers funds dapat diperoleh
dari bank dan dapat berupa travelers cheque (sejenis cek yang jumlah
nominalnya berbeda-beda), letter of credit (L/C) merupakan surat yang
digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar, atau kartu
kredit/credit card.
5.
Memiliki surat garansi dan
surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang
akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.
6.
Mengisi application form (formulir
aplikasi) danmembayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan
negara yang bersangkutan.
7.
Menyerahkan pas foto berwarna.
- Istilah-istilah”
1.
Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan
pimpinan selama melaksanakan perjalanan bisnis.
2.
Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana
dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran
bisnis dalam jumlah besar.
3.
Travelers cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan
jumlah nominal yang relatif kecil mulai dari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan
ditandatangani pada saat pembelian.
4.
Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana
bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat
digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.
5.
Biaya meals entertainment, yaitu
biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
- Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
1.
Pemesanan kamar hotel sebaiknya
dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau
pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP
untuk memudahkan pengecekan.
2.
Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan)
atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang
beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
3.
Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar
antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel
kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa.
Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi
bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui
fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
4.
Cara pembayaran, biasanya
pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap
dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk
biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check
out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar
dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.
- Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan
bisnis:
1.
Biaya dokumen perjalanan.
Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya
exit permit, dan biaya health certificate.
2.
Biaya transportasi, meliputi
biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal
selama dalam perjalanan bisnis.
3.
Biaya akomodasi.
4.
Biaya acara/kontribusi
penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.
5.
Biaya meals entertainment, yaitu
biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
6.
Biaya konsumsi.
7.
Biaya lunsum/perdien, yaitu
biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.
Cara pengaturan waktu pertemuan bisnis yang tepat:
Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan harus berpedoman pada timetable
(daftar waktu perjalanan) dari semua perusahaan transportasi yang akan
dipakai dalam perjalanan bisnis ini.
1.
Informasi yang diperlukan oleh
administrasi kantor/sekretaris sebelum menyusun daftar perjalanan bisnis:
a)
Mengetahui terlebih dahulu
rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan
bisnis tersebut.
b)
Memelajari timetable (daftar
waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku
yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure),
waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi
apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
2.
Langkah-langkah dalam menyusun
laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
a)
Mengumpulkan bukti-bukti
pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran
uang.
b)
Mengelompokkan bukti
pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos
biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan
untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran
lainnya.
c)
Menjumlah secara keseluruhan
pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah
dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.
d)
Daftar perjalanan bisnis memuat
hal-hal berikut.
1.
Waktu keberangkatan: hari, tanggal,
bulan, tahun, dan pukul.
2.
Tempat tujuan perjalanan
bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.
3.
Jangka waktu perjalanan bisnis:
jumlah hari/minggu/bulan.
4.
Jenis transportasi yang
dipakai.
5.
Tujuan perjalanan bisnis.
6.
Kapan selesai/tiba kembali.
e)
Ada dua laporan perjalanan
bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan
bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
f)
Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute
perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di
tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang
digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
g)
Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi
tentang:
1.
Daftar nama-nama kota/kabupaten
keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
2.
Daftar waktu keberangkatan dan
waktu tiba di tempat tujuan.
3.
Jenis/tipe dan nomor
penerbangan (untuk transportasi udara).
h)
Menyiapkan semua berkas
perusahaan, makalah, brosur, dan dokumen-dokumen lainnya yang berhubungan
dengan urusan bisnis perusahaan, maupun dokumen yang berhubungan dengan
perjalanan bisnis. Kemudian administrasi kantor/sekretaris melakukan pemesanan,
mulai dari pemesanan tiket perjalanan dari jenis transportasi yang akan
digunakan, pemesanan hotel yang telah dipilih, dan jenis akomodasi lainnya.
Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat
kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis
dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu
tertentu.
1.
Dokumen eksternal: paspor,
visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perizinan),
sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket
pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan, surat, travel
funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.
2.
Tugas terakhir yang harus
diselesaikan administrasi kantor/sekretaris atau staf di bagian perjalanan
adalah membuat laporan perjalanan bisnis. Ada dua laporan perjalanan bisnis
yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis
dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
3.
Langkah-langkah yang harus
dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun/mengatur jadwal
perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.
a.
Mengetahui terlebih dahulu
rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara
perjalanan bisnis tersebut.
b.
Memelajari timetable (daftar
waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku
yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure),
waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat
transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal
laut)
c.
Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute
perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di
tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang
digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut)
d.
Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi
tentang:
- Daftar nama-nama kota/kabupaten
keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
- Daftar waktu keberangkatan dan
waktu tiba di tempat tujuan.
- Jenis/tipe dan nomor penerbangan
(untuk transportasi udara).
7. Perjalanan bisnis menggunakan transportasi
darat (mobil dan kereta api)
- Perjalanan bisnis menggunakan
mobil
Hal-hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan
bisnis dilakukan dengan menggunakan kendaraan mobil, antara lain:
1)
Surat-surat, seperti SIM (Surat Izin Mengemudi), STNK (Surat Tanda
Nomor Kendaraan, Kartu Asuransi, KTP (Kartu Tanda Penduduk), dan surat-surat
lainnya.
2)
Membawa peta dan rute
perjalanan yang akan dilalui.
3)
Memeriksa kondisi mobil sampai
layak jalan
4)
Menyiapkan rencana perjalanan,
seperti memeriksa kembali janji dan jadwal pertemuan, mencatat nomor telepon
dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
5)
Memeriksa kembali kelengkapan
surat-surat yang diperlukan pimpinan.
6)
Menyerahkan kepada pimpinan
semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.
Menyiapkan rencana
perjalanan.
- Hal yang perlu diperhatikan oleh
administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun perencanaan transportasi
perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.
- Efisiensi dan efektivitas dalam
menentukan jenis transportasi yang digunakan.
- Transportasi untuk saat
keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi
pertemuan bisnis (bila diperlukan).
- Menentukan jenis transportasi
yang digunakan, seperti:
-
memakai kendaraan dinas atau
kendaraan pribadi pimpinan,
-
memakai kereta api atau rental
mobil,
-
memakai biro jasa,
-
memakai jasa maskapai
penerbangan.
1. Dalam menentukan jenis
transportasi di atas, seorang administrasi kantor/sekretaris harus sudah
mengetahui dengan pasti tempat/lokasi perjalanan bisnis pimpinan.
2. Faktor lamanya jangka waktu
pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis
kendaraan. Jika menggunakan kendaraan dinas biasanya hanya untuk 1–2 hari,
tetapi bila waktunya lebih dari dua hari akan lebih efektif menggunakan
jasa biro jalanan kereta api, atau kendaraan pribadi pimpinan.
3. Dalam menyusun rencana
transportasi, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus memiliki
daftar lengkap tentang:
1)
nama dan alamat biro-biro
perjalanan,
2) nama-nama maskapai penerbangan,
3)
jadwal perjalanan kereta api.
- Langkah-langkah dalam menyusun
laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
1.
Mengumpulkan bukti-bukti
pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti
pengeluaran uang.
2.
Mengelompokkan bukti
pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos
biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan
untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran
lainnya.
3.
Menjumlah secara keseluruhan
pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah
dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.
- Daftar perjalanan bisnis memuat
hal-hal berikut.
- Waktu keberangkatan: hari,
tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
- Tempat tujuan perjalanan bisnis,
nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.
- Jangka waktu perjalanan bisnis:
jumlah hari/minggu/bulan.
- Jenis transportasi yang dipakai.
- Tujuan perjalanan bisnis.
- Kapan selesai/tiba kembali.
- Persiapan pembiayaan perjalanan
bisnis, yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup
jumlah biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan
pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.
- Jenis-jenis pembiayaan dalam
perjalanan bisnis:
- Biaya dokumen perjalanan.
Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax,
biaya exit permit, dan biaya health certificate.
- Biaya transportasi, meliputi
biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal
selama dalam perjalanan bisnis.
- Biaya akomodasi.
- Biaya acara/kontribusi
penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.
- Biaya meals entertainment, yaitu
biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
- Biaya konsumsi.
- Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya
pengganti selama bekerja di luar perusahaan.
- Surat tugas adalah surat yang
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada
seorang (bawahan) berfungsi untuk melakukan pekerjaan tertentu.
- Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
- Pemesanan kamar hotel sebaiknya
dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile,
atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang
benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.
- Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan)
atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu
tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
- Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar
antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel
kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa.
Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi
bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk
mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum
dibayar.
- Cara pembayaran, biasanya
pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu
menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya
kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung
setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang
memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat
akan check out.
Dalam menyelesaikan
tugas kita dituntut untuk mengadakan perjalanan, untuk itu perlu diperhatikan
berbagai persiapan dalam tugas tersebut menurut Barner (2003) :
1) Persiapan
Administrati,
Persiapan surat
tugas, naskah/bahan untuk pertemuan, dana, pemberitahuan pada pengundang,
pasport dan visa kalau perlu, pemesanan tiket, hotel dan lain-lain
2) Persiapan Pribadi, meliputi pakaian, kosmetik, obat-obatan, buah tangan
kalau merencanakan ke tempat keluarga
3) Selama dalam
perjalanan,
usahakan gembira,
waspada, suka menolong, bekerjasama dengan teman seperjalanan, tidak angkuh
baik yang sudah dikenal maupun yang belum dikenal
4) Bermalam dirumah
keluarga/teman, jangan lupa untuk beritahu terlebih dahulu orang yang akan dikunjungi, bawa oleh-oleh
yang khas tempat kita dan kesukaan keluarga/teman, sopan dan mengikuti aturan tuan rumah, ikut menjaga
kebersihan kamar tidur, ruang tamu, kamar mandi dan menyediakan perlengkapan
mandi, minta izin jika memberi uang pada
pembantu dan kurang sopan kalau memberi tuan rumah, kalau sudah sampai/kembali kabari teman atau
keluarga secepatnya
5) Bermalam di hotel
/ penginapan,
perhatikan jadwal
chek in dan chek out, Ikut menjaga kebersihan kamar tidur, ruang tamu, kamar mandi dan
menyediakan perlengkapan mandi, patuhi aturan yang berlaku, Jika menerima tamu
sebaiknya di lobi, gunakan jasa room service dan
receptionis bila ada yang meragukan,
pelajari situasi seperti kamar mandi, ruang tamu, hubungan komunikasi dan
lain-lain dengan cepat menyesuaikan diri, Jika chek out periksa dokumen atau
barang-barang titipan dan masalah pembayaran.
Beberapa jenis tugas sekretaris dalam tugas kemasyarakatan misalnya
memberikan sumbangan, berkunjung atau mengirimkan ucapan dan pergaulan sesama
teman serta lingkungan kerja, ketika kita memberi sumbangan kepada orang yang datang
kekantor, bantuan perusahaan ke tempat-tempat tertentu dan lain sebagainya, hal yang perlu
diperhatikan adalah sesuaikan dengan aturan perusahaan. Cara penyampaiannya harus ramah,
penuh keiklasan dan sopan. Begitu juga tatkala menerima sumbangan, iklas, ramah
dan simpatik, ucapkan terimakasih, jangan memandang berapa yang dikasih orang
tapi lihat dari nilai keiklasannya.
Contoh-contoh ucapan
o
Turut berbahagia dengan kelahiran putra pertama……
agar kelak menjadi naka yang berbakti pada orang tua
o
Selamat menempuh hidup baru
o
Selamat bertunangan semoga segera disusul dengan membangun mahligai
rumah tangga
o
Selamat jalan dengan kepndahan Bapak/Ibu ….. Kekantor cabang, semoga
akan lebih berhasil ditempat yang baru
o
Semoga Tuhan memberi kekuatan lahir batin kepada bapak/ibu sekeluarga
selama menerima musibah kecelakaan ini
o
Semoga cepat sembuh
Turut
belasungkawa sedalam-dalamnya atas berpulangnya …… semoga arwah beliau diterima
dalam ridho Tuhan Yang Maha Esa