Senin, 10 Desember 2012

Media Pembelajaran (Hubungan Antar Manusia Dalam Organisasi)




Power Point : link download

GAYA KERJA KEPEMIMPINAN DAN NEGOSIASI DALAM ORGANISASI


GAYA KERJA KEPEMIMPINAN
DAN NEGOSIASI DALAM ORGANISASI *)


A. GAYA KERJA

Latar Belakang
            Dalam manajemen organisasi dan kepemimpinan kita selalu akan dihadapkan dengan berbagai tipe gaya kerja yang ditampilkan seorang pemimpin dalam menghadapi orang lain. Gaya kerja tersebut terutama akan ditampilkan oleh seseorang ketika dia melakukan negosiasi dengan pihak lain dalam membicarakan sesuatu. 
            Gaya kerja seorang pemimpin berbeda satu dengan lainnya. Ada pemimpin yang gaya kerjanya semau gue, suka melayani, memerintah, yang penting mengikuti hukum dan peraturan serta mempergatikan kepentingan bersama.  Kemampuan kita dalam memahami tipe gaya kerjanya niscaya akan mendukung keberhasilan kita dalam mengkomunikasikan gagasan yang ingin kita sampaikan atau maksud yang ingin kita capai dalam sebuah negosiasi.
            Dengan demikian, pemahaman dan penguasaan mengenai berbagai gaya kerja seorang pemimpin dan strategi bernegosiasi akan membantu para aktivis organisasi dalam mencapai tujuan dan dalam melaksanakan program kerjanya.      

Lima Pola Dasar dalam Berhubungan dengan Orang Lain:
1.    Menganggap orang lain adalah “pembantu” untuk menyelesaikan pekerjaan/ kepentingannya.
2.    Menganggap bahwa dirinya adalah “pembantu” orang lain untuk mencapai kepentingan orang lain itu.
________________
3.    Menganggap bahwa dirinya dan orang lain adalah pribadi yang berdiri sendiri yang tidak saling tergantung satu terhadap lainnya.
4.    Menganggap bahwa dirinya dan orang lain  itu bersama-sama harus memikirkan kepentingan pihak lain dengan memperhatikan peraturan atau hukum yang berlaku.
5.    Menganggap bahwa dirinya dan orang lain itu adalah mitra kerja yang saling memiliki kepentingan yang tergantung satu dengan lainnya, dan karenanya dirinya harus dapat bekerja sama dengan pihak lain.

Pengertian Gaya Kerja

Gaya kerja adalah kesatuan dari berbagai cara/ tindakan yang didasari oleh sistem nilai dan asumsi (SINA)  seseorang dan ditampilkan ketika ia melakukan hubungan kerja dengan orang lain. Ini berarti:
(1)  Gaya kerja bukanlah tingkah laku tertentu, melainkan kesatuan tingkah laku yang mempunyai pola.
Dua orang yang gaya kerjanya berbeda, bisa saja suatu saat menampilkan tingkah laku yang sama. Merokok adalah tingkah laku, bukan gaya kerja.
(2)  Tingkah laku yang bukan merupakan bagian dari interaksi dengan orang lain tidak  dapat digolongkan sebagai gaya kerja.
      Berdansa dengan mengikuti gaya dan irama tertentu adalah tingkah laku  
      yang mempunyai pola, tetapi bukan gaya kerja.
(3)  Gaya kerja bukan tingkah laku itu sendiri tetapi sebuah penyimpulan berdasarkan persamaan-persamaan yang muncul dalam tingkah laku konkret.
Gaya kerja X misalnya, ditandai dengan cara bertanya yang berbelit-belit, cara menjelaskan yang tidak to the point, atau sebaliknya langsung pada objek permasalahan, penuh dengan argumentasi, dan lain-lain.
(4)  Gaya kerja bukanlah kepribadian. Gaya kerja hanya sebagian dari kepribadian seseorang. Kepribadian meliputi seluruh aspek kehidupan seseorang seperti: intelegensi, bakat, minat, sifat, dan sebagainya.

      Dua orang dengan gaya kerja berbeda dapat memiliki minat yang sama, atau
     dua orang yang berbeda minatnya dapat saja memiliki gaya kerja yang sama.
(5)  Gaya kerja bukanlah temperamen.
Temperamen adalah kecenderungan seseorang untuk memberikan reaksi afektif tertentu. Temperamen umumnya bersifat tetap; gaya kerja mungkin berubah.
Dua orang yang temperamennya sama, pemarah misalnya, dapat berbeda gaya kerjanya.

Elemen-elemen Gaya Kerja
1.    Mengkomunikasikan gagasan.
                2.  Mengkaji gagasan pihak lain.
         3.  Menangani keluhan.
               4.  Menolak permintaan.
               5.  Menyampaikan kritik.
               6.  Menyelesaikan konflik.
               7.  Mengambil keputusan.

Macam-macam Tipe Gaya Kerja

1.    Gaya Kerja Komandan
Umumnya merasa benar sendiri; yakin bahwa ia tahu apa yang harus dikerjakan; berusaha memaksa orang lain mengikuti pendapatnya.

2.    Gaya Kerja Pelayan
Memiliki keinginan yang kuat untuk disenangi orang lain; tidak tahan dimusuhi orang lain; berasumsi bahwa hubungan baik dengan orang lain selalu akan membawa keberuntungan; kepentingan pihak lain harus didahulukan.

3.    Gaya Kerja Bohemian
Tak mau merepotkan & tak mau direpotkan orang lain; segan bekerja sama; lebih senang bekerja sendiri dan bertanggung jawab secara pribadi akan hasil pekerjaannya.

4.    Gaya Kerja Birokrat
Sangat teliti dan memperhatikan prosedur dan peraturan; berusaha bertindak sesuai dengan aturan yang berlaku;  pada dasarnya tidak ingin dipersalahkan pada kemudian hari; segala tindakannya memiliki dasar hukum.

5.    Gaya Kerja Manajer
Berpegang pada slogan: “In a good negotiation, everybody wins.” Berusaha untuk mencapai yang terbaik bagi semua pihak; berasumsi bahwa jika semua pihak mendapat keuntungan, maka kepatuhan terhadap keputusan yang diambil akan kuat; orang akan lebih bergairah dalam mengerjakan tugasnya.

Perbandingan Ciri-ciri Gaya Kerja


(1) Dalam Hal Nilai dan Asumsi
            Gaya kerja pada dasarnya adalah pencerminan dari Sistem Nilai dan Asumsi (SINA). Bverikut adalah nilai dan asumsi yang umumnya dipegang oleh orang dengan gaya kerja masing-masing.

KOMANDAN:
     “Orang pada umumnya hanya memikirkan kepentingan pribadi dan kita harus berjuang –jika perlu dengan kekerasan—untuk memenangkan kepentingan kita.”  
     Kepentingan kelompok harus didahulukan daripada kepentingan perorangan.
PELAYAN:
     “Hubungan baik akan sangat membantu dalam menjalankan pekerjaan yang melibatkan orang lain. Kita harus menjaga perasaan orang lain.”
     Jika orang tidak senang kepada kita, pekerjaan kita akan banyak terhambat.
BOHEMIAN:
     “Tanpa saya dunia akan tetap berputar. Tidak ada gunanya repot-repot memikirkan kepentingan orang lain, mereka toh juga tidak memikirkan kepentingan saya.”
      Kepentingan perorangan harus didahulukan daripada kepentingan kelompok.
BIROKRAT:
     “Peraturan akan mengamankan segalanya, yang penting ikuti peraturan yang ada. Pada dasarnya orang mau mengikuti peraturan jika kita juga berpegang pada peraturan.”
     Yang paling penting dalam bekerja adalah memenuhi tanggung jawab kita sesuai dengan peraturan yang berlaku.
MANAJER:
    “Menenuhi kepentingan orang lain belum tentu merugikan kepentingan kita sendiri. Yang penting berusaha mencapai yang terbaik untuk semua pihak.”
     Usulan orang lain terkadang lebih baik daripada pendapat kita; karena itu ada baiknya memperhatikan usulan orang lain.

(2) Dalam Mengambil Keputusan

KOMANDAN:
   Mengambil keputusan yang dianggapnya terbaik tanpa peduli ada pihak lain yang tidak setuju dengan keputusannya. Berusaha menggunakan wewenang untuk memaksakan pendiriannya.

PELAYAN:
   Jarang mau secara tegas  mengambil keputusan yang ditentang oleh pihak lain. Dalam situasi perundingan yang dihadiri banyak orang, lebih suka jika keputusan diambil dengan pemungutan suara terbanyak. 
  
BOHEMIAN:
    Mengambil keputusan yang tidak merugikan kepentingannya, dan tidak tidak terlalu peduli apakah keputusannya disetujui atau tidak disetujui oleh pihak lain.

BIROKRAT:
    Jika merasa berwenang mengambil keputusan, maka ia cukup berani mengambil keputusan walaupun ada yang menentang. Putusan yang diambil berdasarkan peraturan yang berlaku.

MANAJER:
     Berusaha mengambil keputusan yang disepakati oleh semua pihak; berusaha menjelaskan akibat dari keputusan yang akan diambil; selalu mempertimbangkan berbagai alterbataif sebelum mengambil kesimpulan; mengontrol lebih jauh apakah pihak lain merasa puas dengan keputusan yang akan diambil. 

B. NEGOSIASI

Pengertian Negosiasi

(1)    Proses yang melibatkan upaya seseorang untuk mengubah (atau tak mengubah) sikap dan perilaku orang lain.
(2)     Proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timbal balik dari pihak-pihak tertentu dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu dengan yang lain.

Pola Perilaku dalam Negosiasi:
(1)    Moving against (pushing): menjelaskan, menghakimi, menantang, tak menyetujui, menunjukkan kelemahan pihak lain.
(2)    Moving with (pulling): memperhatikan, mengajukan gagasan,  menyetujui, membangkitkan motivasi, mengembangkan interaksi.
(3)    Moving away (with drawing): menghindari konfrontasi, menarik kembali isi pembicaraan, berdiam diri, tak menanggapi pertanyaan.
(4)    Not moving (letting be): mengamati, memperhatikan, memusatkan perhatian pada “here and now”, mengikuti arus, fleksibel, beradaptasi dengan situasi. 

Ketrampilan Negosiasi:
(1)   Mampu melakukan empati dan mengambil kejadian seperti pihak lain mengamatinya.
(2)   Mampu menunjukkan faedah dari usulan pihak lain sehingga pihak-pihak yang terlibat dalam negosiasi bersedia mengubah pendiriannya.
(3)   Mampu mengatasi stres dan menyesuaikan diri dengan situasi yang tak pasti dan tuntutan di luar perhitungan.
(4)   Mampu mengungkapkan gagasan sedemikian rupa  sehingga pihak lain akan memahami sepenuhnya gagasan yang diajukan.
(5)   Cepat memahami latar belakang budaya pihak lain dan berusaha menyesuaikan diri dengan keinginan pihak lain untuk mengurangi kendala.

Negosiasi dan Hiden Agenda:
Dalam negosiasi tak tertutup kemungkinan masing-masing pihak memiliki hiden agenda.
Hiden agenda adalah gagasan tersembunyi/ niat terselubung yang tak diungkapkan (tak eksplisit) tetapi justru hakikatnya merupakan hal yang sesungguhnya ingin dicapai oleh pihak yang bersangkutan.

Negosiasi dan Gaya Kerja
(1)  Cara bernegosiasi yang dilakukan oleh seseorang sangat dipengaruhi oleh gaya kerjanya.
(2)  Kesuksesan bernegosiasi seseorang didukung oleh kecermatannya dalam memahami gaya kerja dan latar belakang budaya pihak lain.



Fungsi Informasi dan Lobi dalam Negosiasi
(1)  Informasi memegang peran sangat penting. Pihak yang lebih banyak memiliki informasi biasanya berada dalam posisi yang lebih menguntungkan.
(2)  Dampak dari gagasan yang disepakati dan yang akan ditawarkan sebaiknya dipertimbangkan lebih dulu.
(3)  Jika proses negosiasi terhambat karena adanya hiden agenda dari salah satu/ kedua pihak, maka lobying dapat dipilih untuk menggali hiden agenda yang ada sehingga negosiasi dapat berjalan lagi dengan gagasan yang lebih terbuka.

memproses perjalanan bisnis


Memproses perjalanan bisnis

         Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.
a.       Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu:
1)      In house travelling department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel di mana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.
2)      Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.
3)      Administrasi Kantor/Sekretaris, yaitu administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.
b.      Persiapan perjalanan bisnis meliputi:
1)      Persiapan rencana perjalanan bisnis.
2)      Persiapan dokumen perjalanan bisnis.
3)      Persiapan tranportasi dan akomodasi.
4)      Persiapan daftar perjalanan bisnis (itinerary).
5)      Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis.
c.       Persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan perjalanan bisnis, yaitu mengumpulkan informasi tentang:
a.       Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis.
b.      Menentukan tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.
c.       Mencari tahu waktu atau jadwal yang pastientang cara perjalana bisnis mengenai keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
d.      Prosedur  tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai oleh pimpinan.
e.       Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
f.       Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.
g.      Customs regulations (peraturankepabeanan.
h.      Baggage (bagasi).
i.        Cara memperoleh pengantian ongkos perjalanan.
j.        Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
2.      Tujuan-tujuan perjalanan bisnis:
a.       Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek.
b.      Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain.
c.       Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.
d.      Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
e.       Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.
f.       Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).
g.      Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.
3.      Informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris:
a.       Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.
b.      Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta–Surabaya atau Jakarta–Batam.
c.       Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan.
d.      Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
4.      Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.
5.      Dokumen internal:  surat tugas dan surat peintah perjalanan dinas (SPPD).
Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.
  1. Dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor:
    1. kartu tanda penduduk (KTP),
    2. kartu keluarga (KK),
    3. ijazah pendidikan terakhir,
    4. surat keterangan (SK) pengangkatan pegawai,
    5. surat keterangan catatan kepolisian (SKCK),
    6. akta kelahiran,
    7. surat tugas dari instansi terkait.
  2. Macam-macam paspor:
1.      Paspor biasa (normal passport) adalah paspor bersampul warna hijau, biasa disebut paspor hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
2.      Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru, biasa disebut paspor biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
3.      Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam, sering disebut paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
4.      Paspor haji adalah paspor bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Paspor ini dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji.
5.      Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.
  1. Macam-macam visa:
1.      Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1–3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.
2.      Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua bulan dan tidak dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak memperpanjang, para turis harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi dari Kedutaan Besar RI di luar negeri.
3.      Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
4.      Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.
5.      Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua negara.
6.      Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap di negara tersebut.
  1. Syarat-syarat mendapatkan visa:
1.      Menunjukkan paspor yang masih berlaku.
2.      Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor (exit permit).
3.      Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan dikunjungi.
4.      Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri. Pimpinan dapat menggunakan travelers funds. Travelers funds dapat diperoleh dari bank dan dapat berupa travelers cheque (sejenis cek yang jumlah nominalnya berbeda-beda), letter of credit (L/C) merupakan surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar, atau kartu kredit/credit card.
5.      Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.
6.      Mengisi application form (formulir aplikasi) danmembayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.
7.      Menyerahkan pas foto berwarna.
  1. Istilah-istilah”
1.      Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan pimpinan selama melaksanakan perjalanan bisnis.
2.      Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
3.      Travelers cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulai dari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian.
4.      Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.
5.      Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
  1. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
1.      Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.
2.      Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
3.      Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
4.      Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.
  1. Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
1.      Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
2.      Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.
3.      Biaya akomodasi.
4.      Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.
5.      Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
6.      Biaya konsumsi.
7.      Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.
Cara pengaturan waktu pertemuan bisnis yang tepat: Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan  harus berpedoman pada timetable (daftar waktu perjalanan) dari semua perusahaan transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan bisnis ini.
1.      Informasi yang diperlukan oleh administrasi kantor/sekretaris sebelum menyusun daftar perjalanan bisnis:
a)      Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.
b)      Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
2.      Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
a)      Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
b)      Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.
c)      Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.
d)     Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.
1.      Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2.      Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.
3.      Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.
4.      Jenis transportasi yang dipakai.
5.      Tujuan perjalanan bisnis.
6.      Kapan selesai/tiba kembali.
e)      Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
f)       Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
g)      Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:
1.      Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
2.      Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
3.      Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).
h)      Menyiapkan semua berkas perusahaan, makalah, brosur, dan dokumen-dokumen lainnya yang berhubungan dengan urusan bisnis perusahaan, maupun dokumen yang berhubungan dengan perjalanan bisnis. Kemudian administrasi kantor/sekretaris melakukan pemesanan, mulai dari pemesanan tiket perjalanan dari jenis transportasi yang akan digunakan, pemesanan hotel yang telah dipilih, dan jenis akomodasi lainnya.

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.
1.      Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.
2.      Tugas terakhir yang harus diselesaikan administrasi kantor/sekretaris atau staf di bagian perjalanan adalah membuat laporan perjalanan bisnis. Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
3.      Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun/mengatur jadwal perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.
a.       Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.
b.      Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut)
c.       Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut)
d.      Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:
  1. Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
  2. Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
  3. Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).
7.    Perjalanan bisnis menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)
  1. Perjalanan bisnis menggunakan mobil
Hal-hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis dilakukan dengan menggunakan kendaraan mobil, antara lain:
1)      Surat-surat, seperti SIM (Surat Izin Mengemudi), STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan, Kartu Asuransi, KTP (Kartu Tanda Penduduk), dan surat-surat lainnya.
2)      Membawa peta dan rute perjalanan yang akan dilalui.
3)      Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan
4)      Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
5)      Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
6)      Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.
 Menyiapkan rencana perjalanan.
  1. Hal yang perlu diperhatikan oleh administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.
    1. Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.
    2. Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).
    3. Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti:
-          memakai kendaraan dinas atau kendaraan pribadi pimpinan,
-          memakai kereta api atau rental mobil,
-          memakai biro jasa,
-          memakai jasa maskapai penerbangan.

1. Dalam menentukan jenis transportasi di atas, seorang administrasi kantor/sekretaris harus sudah mengetahui dengan pasti tempat/lokasi perjalanan bisnis pimpinan.
2. Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan. Jika menggunakan kendaraan dinas biasanya hanya untuk 1–2 hari, tetapi bila waktunya lebih dari dua hari akan lebih efektif menggunakan jasa biro jalanan kereta api, atau kendaraan pribadi pimpinan.
3. Dalam menyusun rencana transportasi, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang:
1)      nama dan alamat biro-biro perjalanan,
2)      nama-nama maskapai penerbangan,
3)      jadwal perjalanan kereta api.
  1. Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
1.      Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
2.      Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.
3.      Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.
  1. Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.
    1. Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
    2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.
    3. Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.
    4. Jenis transportasi yang dipakai.
    5. Tujuan perjalanan bisnis.
    6. Kapan selesai/tiba kembali.
  2. Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis, yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.
  3. Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
    1. Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
    2. Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.
    3. Biaya akomodasi.
    4. Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.
    5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
    6. Biaya konsumsi.
    7. Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.
  4. Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) berfungsi untuk melakukan pekerjaan tertentu.
  5. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
    1. Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.
    2. Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
    3. Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
    4. Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.
Dalam menyelesaikan tugas kita dituntut untuk mengadakan perjalanan, untuk itu perlu diperhatikan berbagai persiapan dalam tugas tersebut menurut Barner (2003) :
1) Persiapan Administrati, Persiapan surat tugas, naskah/bahan untuk pertemuan, dana, pemberitahuan pada pengundang, pasport dan visa kalau perlu, pemesanan tiket, hotel dan lain-lain
2) Persiapan Pribadi, meliputi pakaian, kosmetik, obat-obatan, buah tangan kalau merencanakan ke tempat keluarga
3) Selama dalam perjalanan, usahakan gembira, waspada, suka menolong, bekerjasama dengan teman seperjalanan, tidak angkuh baik yang sudah dikenal maupun yang belum dikenal
4) Bermalam dirumah keluarga/teman, jangan lupa untuk beritahu terlebih dahulu orang yang akan dikunjungi, bawa oleh-oleh yang khas tempat kita dan kesukaan keluarga/teman, sopan dan mengikuti aturan tuan rumah, ikut menjaga kebersihan kamar tidur, ruang tamu, kamar mandi dan menyediakan perlengkapan mandi, minta izin jika memberi uang pada pembantu dan kurang sopan kalau memberi tuan rumah, kalau  sudah sampai/kembali kabari teman atau keluarga secepatnya
5) Bermalam di hotel / penginapan, perhatikan jadwal chek in dan chek out, Ikut menjaga kebersihan kamar tidur, ruang tamu, kamar mandi dan menyediakan perlengkapan mandi, patuhi aturan yang berlaku, Jika menerima tamu sebaiknya di lobi,  gunakan jasa room service dan receptionis bila ada yang meragukan, pelajari situasi seperti kamar mandi, ruang tamu, hubungan komunikasi dan lain-lain dengan cepat menyesuaikan diri, Jika chek out periksa dokumen atau barang-barang titipan dan masalah pembayaran.
Beberapa jenis tugas sekretaris dalam tugas kemasyarakatan misalnya memberikan sumbangan, berkunjung atau mengirimkan ucapan dan pergaulan sesama teman serta lingkungan kerja, ketika kita memberi sumbangan kepada orang yang datang kekantor, bantuan perusahaan ke tempat-tempat tertentu dan lain sebagainya, hal yang perlu diperhatikan adalah sesuaikan dengan aturan perusahaan. Cara penyampaiannya harus ramah, penuh keiklasan dan sopan. Begitu juga tatkala menerima sumbangan, iklas, ramah dan simpatik, ucapkan terimakasih, jangan memandang berapa yang dikasih orang tapi lihat dari nilai keiklasannya.

Contoh-contoh ucapan
o          Turut berbahagia dengan kelahiran putra pertama…… agar kelak menjadi naka yang berbakti pada orang tua
o          Selamat menempuh hidup baru
o          Selamat bertunangan semoga segera disusul dengan membangun mahligai rumah tangga
o          Selamat jalan dengan kepndahan Bapak/Ibu ….. Kekantor cabang, semoga akan lebih berhasil ditempat yang baru
o          Semoga Tuhan memberi kekuatan lahir batin kepada bapak/ibu sekeluarga selama menerima musibah kecelakaan ini
o          Semoga cepat sembuh
Turut belasungkawa sedalam-dalamnya atas berpulangnya …… semoga arwah beliau diterima dalam ridho Tuhan Yang Maha Esa